Dév UX & UI 2025

Améliorer la gestion des réservations cinés pour les établissements scolaires

Les Cinémas Studio

Complexe indépendant d'art et essai associatif à Tours

Les Cinémas Studio est un acteur local reconnu de l’exploitation cinématographique, engagé dans la diffusion d’une programmation variée et accessible à tous les publics. Né en 1961 d’un groupe de cinéphiles tourangeaux, c’est aujourd’hui un des plus grand complexe art et essai indépendant d'Europe qui regroupe 7 salles associatives à Tours. Au-delà des séances grand public, le cinéma développe une offre dédiée aux séances scolaires, en lien avec les établissements et les programmes pédagogiques.

L'association Les Cinémas Studio accorde une importance particulière à l’accueil des jeunes publics et à la médiation culturelle par le cinéma. Soucieux d’optimiser l’organisation de ses séances scolaires, l’établissement a souhaité se doter d’un outil digital adapté à ses contraintes opérationnelles. Cette démarche s’inscrit dans une volonté plus large de modernisation de ses services et d’amélioration de l’expérience des établissements partenaires.

Contexte

Les Cinémas Studio souhaitait disposer d’un extranet dédié aux séances scolaires afin de centraliser et simplifier la gestion du planning : établissements, réservations et suivi des demandes. La plateforme a été déployée sur un sous-domaine avec un accès direct au site principal via un lien, pour assurer une navigation fluide entre les deux univers.

Objectifs

Fluidifier la réservation des séances scolaires pour les établissements
Simplifier la gestion des réservations afin de faire gagner du temps aux équipes des Cinémas Studio et d’optimiser leur organisation au quotidien.
Structurer le planning selon les contraintes réelles (salles, jauges, créneaux)
Proposer une expérience simple et responsive
Permettre un suivi clair : Mon compte / Mes réservations

Réalisation

Réalisation

Nous avons conçu un extranet responsive pensé comme un outil opérationnel : clair, rapide à prendre en main, et adapté aux usages terrain. L’interface permet aux établissements de s’inscrire et de réserver des séances tout en respectant les contraintes de capacité et de disponibilité des différentes salles.

Fonctionnalités clés

Catalogue de films scolaires évolutif : certains films sont connus en début d’année, d’autres ajoutés au fil de l’eau.
Association systématique film & cycle (âge / niveau des enfants) pour guider la réservation et la pertinence pédagogique.
Gestion multi-salles : 7 salles avec des capacités différentes, prise en compte pour affecter les réservations à une salle compatible.
Règles de disponibilité : créneaux du lundi au vendredi durant la matinée.
Réservation / modification : parcours complet côté établissements (compte, réservations, mise à jour).

Arbitrage par jauge : allocation de salle selon le nombre de places disponibles vs nécessaires à la réservation.
Arbitrage par typologie de public : l’extranet intègre également la prise en compte de la typologie de public, notamment l’accueil d’enfants en fauteuil roulant. Lors de la réservation, les établissements peuvent indiquer la présence de publics à mobilité réduite. Le système prend alors automatiquement en compte les salles accessibles PMR, afin de n’autoriser que les créneaux et salles compatibles avec ces contraintes d’accessibilité
Compte membre : création de comptes par établissement, avec un nombre illimité de classes, un profil enseignant dédié pour chaque classe, et la gestion du nombre d’élèves ainsi que de leurs cycles scolaires.

Parcours utilisateur

Le parcours a été pensé pour être simple, fluide et intuitif, afin de permettre aux établissements scolaires de gérer leurs réservations en toute autonomie. Après l’inscription ou la connexion à leur espace dédié, les utilisateurs accèdent au catalogue des films scolaires et sélectionnent un film en fonction du cycle d’âge des élèves. Ils peuvent ensuite choisir une date et un créneau horaire disponibles, uniquement sur les plages réservées aux séances scolaires. Lors de la validation, le système affecte automatiquement une salle adaptée, en tenant compte à la fois du nombre de places nécessaires et des contraintes d’accessibilité si besoin. Enfin, chaque établissement dispose d’un espace “Mes réservations”, lui permettant de consulter l’historique ou d’ajuster ses réservations en toute simplicité.

Contraintes couvertes

Planning cadré sur les matinées scolaires
Gestion de la capacité par salle et modalités d’accessibilité
Ajout continu de films en cours d’année
Modification & paramétrage de séances films & salles compte membre par l’administrateur du Back Office. (salles, établissements, films, …)
Expérience responsive (mobile/desktop)
Support technique ouvert et dédiée pour couvrir les besoins des équipes des cinémas Studio.

Résultats

115

établissements gérés & administrés

1170

réservations en 3 mois

453

professeur(e) inscrits sur la plateforme

films proposés à la réservation

Une plateforme dédiée, lisible et efficace, qui centralise la gestion des séances scolaires, facilite l’autonomie des établissements et permet une organisation plus simple du planning en tenant compte des contraintes de salles et de créneaux. Une solution désignée par notre agence Addictic et développée par notre agence sœur Click-On !

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