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Web 06 Décembre 2021

Addictic organisait un Webinaire Hybride. Kézako ?

1/ On commence avec une piqûre de rappel sur la notion de Webinaire :

Webinaire, parfois écrit webinar, est la contraction de « web » et « séminaire » (incroyable non ?). C’est une réunion collective en ligne à laquelle les interlocuteurs participent grâce à la caméra et au micro de leur ordinateur ou smartphone. Ils peuvent ainsi participer de n’importe où, même depuis un autre continent.

Cette solution s’est particulièrement développée avec les restrictions de la crise sanitaire pendant laquelle les rassemblements physiques étaient interdits ou fortement déconseillés. Le Webinaire peut être agrémenté de diaporamas, vidéos, schémas, vote et jeux pour le rendre plus interactif et encourager l’engagement des participants.

2/ Quelle différence avec un Webinaire Hybride ?

Comme son nom l’indique c’est un Webinaire qui accueille à la fois des participants en ligne et en présentiel, en même temps !

  • Ce format permet de bénéficier des bienfaits de la technologie pour les participants les plus éloignés (gain de temps, économie de transports, problème de mobilité, etc…).
  • C’est la possibilité de recevoir un public plus restreint (pratique pendant la période sanitaire actuelle) qui anime le débat et le rend plus humain, convivial et enrichissant.

Le format hybride a un avenir prometteur car il s’adapte à de nombreuses contraintes de temps, de disponibilité et de mobilité, et offre le choix au participant de venir ou se connecter à sa convenance.

Certes il requiert une organisation et logistique encore plus minutieuses que les simples webinaires ou séminaires, mais vous pourrez élargir grandement votre audience en invitant tout internaute à votre événement… et faire des économies en louant une salle plus petite.

De plus, la visio peut être enregistrée et diffusée ou envoyée plus tard aux personnes n’ayant pas pu participer.

On vous donne davantage de détails et les coulisses techniques ci-dessous.

3/ Le projet webinaire hybride de CORDIA

« L’agence Addictic a réalisé en novembre dernier un séminaire hybride à la demande de l’association CORDIA qui souhaitait organiser un événement à l’occasion de ses 30 ans. L’association aide depuis 1991 les malades atteints du SIDA ou de pathologies neurodégénératives à surmonter les discriminations liées à leur maladie »

Déborah, cheffe de projet chez Addictic dresse pour nous les points clefs de l’organisation de ce webinaire :

Déborah : « Tout d’abord pour ce webinaire nous avions à cœur de mettre en avant l’association avec laquelle nous travaillons et de nous adapter à leurs demandes pour réaliser une vidéo qui mettrai à l’honneur CORDIA ; Addictic a joué le rôle d’organisateur événementiel et de gestionnaire du projet avec une casquette de coordinateur pour le client. Notre équipe s’appuie sur un partenaire technique qui possède le matériel et dont la réalisation audiovisuelle est le métier.»

Les principales caractéristiques étaient les suivantes :

  • Le séminaire devait être filmé et enregistré.
  • Nous avions des intervenants à la fois en présentiel et en distanciel.
  • Mise en place d’une régie pour gérer le chat à distance et alterner les interventions des participants présentiel/distanciel.
  • Le webinaire devait être interactif et adapté au public visé à savoir les résidents de CORDIA et leur permettre de réagir en direct.

L’événement s’est déroulé à l’Hôtel Oceania L’Univers à Tours et a réuni plus d’une centaine de participants, dont un peu plus d’une quarantaine en ligne.

4/ Les coulisses du webinaire hybride

Afin de réaliser au mieux ce webinaire, l’organisation était primordiale. Voici en quelques mots les ressources mises en place :

Ressources logistiques : accueil Jour J, installation et montage, démontage, test et pré-production de support.

Ressources organisationnelles : supervision de toutes les étapes de l’organisation d’un évènement, depuis la définition du concept jusqu’au jour J : constitution des équipes, planification, stratégie de communication, etc. coordination des équipes, relation client, récupérations des éléments d’informations, échanges avec les intervenants, détermination des rôles et missions de chacun.

Ressources Humaines : Déborah, la cheffe de projet d’Addictic, était présente le jour J. Pour ce projet, l’équipe technique était composée d’1 réalisateur multicam, 1 chef de projet, 2 cadreurs, 1 ingénieur du son, 1 chargé de production et 1 responsable de diffusion.

Ressources techniques : pour une transmission fluide et en haute qualité pour les participants en ligne. La lumière et la qualité du son sont aussi importants pour les participants en présentiels :

  • Kit 3 caméras sur trépied + HF vidéo, lumières sur trépieds, des haut-parleurs et une régie vidéo.
  • Ensemble 5 micros serre-tête, 2 micros main en HF, table de mixage, câblerie…
  • Ensemble régie vidéo : mélangeur + panneau de contrôle + enregistreur + écrans + accessoires + système tally
  • Kit lumière d’appoint pour éclairage scène, Haut-parleurs pour la diffusion du son dans la salle
  • Enregistrement du direct sur disque dur et livraison par voie dématérialisée
  • Mise en place d’un flux de type réunion Teams.

5/ Le mot de la fin

En résumé le webinaire s’est bien déroulé et notre client CORDIA est satisfait du déroulement du webinaire et nous aussi !

Le webinaire hybride est un outil marketing très efficace et ultra moderne pour partager des informations, échanger avec son public et promouvoir de nouvelles idées. La période sanitaire actuelle nous incite à limiter nos déplacements et à nous tourner vers des solutions pleinement ou partiellement digitales.

Nous sommes cependant certains que les événements professionnels hybrides mêlant présentiel et distanciel se multiplieront car ils rendent ces rencontres accessibles aux personnes manquant de temps ou de moyen pour participer. Ces événements peuvent ainsi être rendu plus accessibles aux individus en situation de handicap et toucher une audience plus vaste grâce à internet.

Nous avons pris plaisir à organiser cet événement et remercions l’équipe opérationnelle et la direction de l’association CORDIA pour sa confiance.

Un projet, une question sur les webinaires hybrides ? Addictic est là pour vous répondre !

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